Сезон 2009 открыт

Проект План-рекламы снова начал свою работу. За прошедшие пару недель обратились и уже получили свои рекомендации учебный центр английского и бизнес-центр.

А еще позавчера стал "экспертом" по маркетингу в разделе Консультации екатеринбургского портала 66.ru. Так что, милости просим со своими вопросами.

Неписанные правила менеджмента. Правило 11

Всегда отдавайте указания и получайте подтверждение их приема в работу в письменном виде. Не полагайтесь на предположение, что все ваши указания будут исполнены.

Часто мы думаем, что наше сообщение было правильно принято, хотя в реальности наше сообщение было всего лишь правильно передано. Чрезвычайно важно удостовериться, что наше сообщение было правильно принято и что вы и ваша команда согласовали и предельно четко понимаете, кто и какие обязательства берет на себя.

Письменное подтверждение передачи указаний и приема их в работу помогает структурировать процесс коммуникации и дает уверенность в том, что каждый понимает что должно быть сделано и кто будет это делать.

Не лишним будет попросить исполнителя устно повторить вам ваши же указания его словами, переложить сказанное на свои собственные слова и в итоге повторно получить согласие исполнителя.

Поддерживайте процедуру передачи и подтверждения указаний простой и ясной, не стоит её слишком бюрократизировать.

ДВ. Письменное не обязательно значит изложенное на бумаге. В современном мире, это может быть и электронная почта, "аська" или что-то еще. Правда, с "аськой" может выйти курьез - почему то некоторые считают, что сказанное по "аське" необязательно к исполнению и за свои слова по ней можно и не отвечать. Так что нужно удостовериться, что принимающая сторона понимает, что сказанное, независимо от средства коммуникации, имеет такую же силу, как и изложенное на бумаге.

Неписанные правила менеджмента. Правило 10

Работая над проектом, не ждите других. Сделайте свою часть и удостоверьтесь, что другие участники проекта тоже сделали свою работу.

Это правило также и про настойчивость. Не будьте пассивным, не опирайтесь на предположения и реагируйте не только в ответ на действия других.

Решайте и действуйте. Проверьте, что все понимают что нужно делать и идут в ногу с вами. Если нужна помощь - попросите её. Выясните, что требуется для безостановочного продвижения проекта.

Контроль является жизненно необходимым и поможет вам обеспечить успешное завершение проекта. Не забудьте похвалить участников проекта после этого.

5 антикризисных советов управляющим бизнес-центрами

Потихоньку готовясь к повторному запуску проекта План-рекламы, я заинтересовался запросом от владельца бизнес-центра из Тюмени.

Поскольку не секрет, что рынок офисной недвижимости сейчас претерпевает кризис - спрос на аренду значительно сократился, компании арендаторы закрываются, сокращают арендуемые площади или переезжают в более дешевые офисы, то мне стало интересно какие же шаги могут помочь бизнес-центрам пережить кризис с минимальным снижением прибыли, удержать старых арендаторов и привлечь новых.

В первую очередь мои советы предназначены для управляющих бизнес-центрами класса А и В, как наиболее подверженных спаду.

Итак, несколько советов:

1. Обратите внимание на инфраструктуру центра и ваши основные услуги. Если у вас не горят лампы в коридорах, в туалетах воняет и не убирается, в офисах грязно, электричество внезапно отключается, охрана пускает в здание всех подряд, то арендаторы задумаются, а настолько ли ваш бизнес-центр соответствует заявленному классу и как результат, подумают стоит ли оставаться у вас и платить больше.
2. Поддержите ваших старых арендаторов - дайте им скидку за стаж, либо разрешите сдавать офисы в субаренду на ограниченный срок. Экономический кризис в стране не вечен и пережив его с существующими арендаторами и 95% заполняемостью, вы всегда сможете поднять цены обратно, особенно для новых арендаторов.
3. Больше общайтесь с арендаторами, если им что-то не нравится или необходимо, вы должны узнать это раньше, чем жена вашего арендатора. Регулярно общайтесь с арендаторами, создайте интранет-сайт для арендаторов с информацией о ваших услугах, ответственных лицах и их сотовых телефонах, сделайте публичную ленту ответов на вопросы арендаторов, повесьте на каждом этаже табличку с вашими телефонами.
4. Расширьте спектр услуг для ваших арендаторов, позвольте им сэкономить на их собственном штате. Обслуживание компьютеров, локальных сетей и телефонов, покупка офисной техники, покупка канц. товаров, доставка обедов в офис, заказ авиа и ж/д билетов, такси, отправка корреспонденции - вот небольшой перечень услуг, которые вы можете предложить арендаторам, превлекая для этого партнеров, в том числе и из самих арендаторов.
5. Развивайте транспортную инфраструктуру вашего центра. Постоянная головная боль арендаторов - куда приткнуть машину или как добраться до офиса на общественном транспорте с минимумом пересадок. Расширьте автостоянку, поставьте парковщика для более плотной парковки, арендуйте на день места на ближайших ночных стоянках, пустите автобусный маршрут специально для ваших арендаторов.

Резюме - развивайте услуги и инфраструктуру вашего центра, ищите отличия и преимущества перед другими офисными центрами, обращайте внимание на них в вашей рекламе и постоянно думайте над тем, как улучшить ваши услуги и клиенты к вам потянутся.

А что бы вы порекомендовали управляющим офисными центрами?

Неписанные правила менеджмента. Правило 9

Упорство и воля помогут вам добиться успеха, не смотря на сопутствующие трудности, равнодушие или упадок духа. Не старайтесь стать известным, как хорошо начинающий, но слабо завершающий.

Начинание нового часто сопровождается подьемом и чудесным возбуждением. И важно поддерживать в себе такой настрой в течении всего времени, особенно если возникают проблемы или проект наталкивается на негативные отклики тех, кто быстро впадает в уныние и теряет упорство.

Мы все хотим, чтобы проекты стартовали без проблем, но так же важно оставаться вовлеченным в процесс на протежении всего проекта, чтобы помогать проекту продвинуться вперед, особенно когда конец уже близко. Отлаженный процесс ведения проектов может принести неизмеримую пользу, но столь же полезен ваш настрой увидеть проект законченным.

На меня, как впрочем и на многих других руководителей, слово "никогда" действует как красная тряпка на быка. Не говорите "вы никогда не сможете преодолеть препятствия", пока вы всесторонне не проанализируете каждую помеху и не докажете с фактами, что они действительно непреодолимы. "Никогда" - это всегда вызов для меня.

ДВ. Неоднократно сталкивался и продолжаю сталкиваться с людьми, которые своим унынием и недовольством, тормозят ход проекта и вводят в уныние других. Необязательно это проявляется явно, чаще человек просто замыкается в рамках своей задачи или не проявляет мало мальской инициативы. И пока для меня главная проблема, как расшевелить этих людей, воодушевить их.
Второй урок, который я извлек после того как стал работать по проектным принципам, состоит в том что больше нет понедельников и пятниц, как дней для раскачки или начала отдыха - каждый день должен быть одинаково эффективным.

Г. Форд о должностях и организационной структуре

Форда у нас больше знают как изобретателя конвейера, тогда как его новаторства в области управления менее известны, а они и сейчас актуальны как никогда:

Величайшее затруднение и зло, с которым приходится бороться при совместной работе большего числа людей, заключается в чрезмерной организации и проистекающей отсюда волоките.

Каждый должен поставить себе целью – хорошо выполнить работу и получить за нее хорошее вознаграждение. Когда работа кончена, можно повеселиться. Оттого-то Фордовские фабрики и предприятия не знают никакой организации, никаких постов с особыми обязанностями, никакой разработанной административной системы, очень мало титулов и никаких конференций. У нас в бюро ровно столько служащих, сколько безусловно необходимо, каких бы то ни было «документов» нет вовсе, а, следовательно, нет и волокиты.

Мы возлагаем на каждого целиком всю ответственность. Начальник бригады отвечает за подчиненных ему рабочих, начальник мастерской за свою мастерскую, заведующий отделением за свое отделение, директор за свою фабрику. Каждый обязан знать, что происходит вокруг него. Название «директор» не официальный титул. Фабрика подчинена уже много лет одному-единственному руководителю. Рядом с ним стоят два лица, которые никогда не получали какого-нибудь определенного круга деятельности, но взяли самостоятельно на себя заведывание некоторыми отделениями. В их распоряжении находится штаб, человек шесть сотрудников, из которых никто не имеет никаких особых обязанностей. Они выбрали себе работу – круг их обязанностей не ограничен раз навсегда. Они входят туда, где их вмешательство необходимо.

На первый взгляд, это сомнительно и отзывается случайностью, но это не так. Для группы людей, которые знают только одну цель – работать и творить, путь открывается сам собой. Они объединяются друг с другом не полномочиями, так как титулам не придают никакой цены.

Так как у нас нет ни титулов, ни служебных полномочий, то нет никакой волокиты и никаких превышений власти. Каждый работник имеет доступ ко всем; эта система до такой степени вошла в привычку, что начальник мастерской даже не чувствует себя оскорбленным, если кто-либо из его рабочих обращается через его голову непосредственно к руководителю фабрики. Правда, у рабочего редко имеется повод для жалоб, так как начальники мастерских знают прекрасно, как свое собственное имя, что всякая несправедливость весьма скоро обнаружится, и тогда они перестанут быть начальниками мастерских. Несправедливость принадлежит у нас к числу тех вещей, которые не могут быть терпимы. Если у человека закружилась голова от высокого поста, то это обнаруживается и затем его или выгоняют или возвращают к станку.

Как выйти из кризиса без потерь

Читая Г. Форда "Моя жизнь, мои достижения", увидел прекрасный совет по выходу из сегодняшнего кризиса. Не смотря на то, что книга была написана в 20-е годы прошлого века, этот совет на мой взгляд и сейчас не утерял своей актуальности:

Успех в производстве зависит исключительно от искусства производителя служить потребителю, предлагая то, что ему нравится. Ему можно угодить качеством или ценой. Больше всего ему можно угодить высшим качеством и низкими ценами; и тот, кто сможет дать потребителю лучшее качество по низшим ценам, непременно станет во главе индустрии – безразлично, какие бы товары он ни производил. Это непреложный закон.

К чему же сидеть и дожидаться хороших дел? Уменьшите издержки более умелым ведением дела, уменьшите цены соответственно покупательной силе.
Понижение заработной платы самый легкий и в то же время самый отвратительный способ справиться с трудным положением, не говоря уже о его бесчеловечности. В действительности, это значит свалить неспособность администрации на рабочих.

Присмотревшись внимательно, мы должны признать, что всякая депрессия на хозяйственном рынке является стимулом для производителя – внести побольше мозга в свое дело, достигнуть рассудительностью и организацией того, чего другие добиваются понижением заработной платы. Экспериментировать с платой, прежде чем не проведена общая реформа, значит уклоняться от настоящей трудности. Если же с самого начала взяться вплотную за действительные затруднения, то понижение платы вообще излишне. Таков, по крайней мере, мой опыт. Практически, суть дела в том, что нужно быть готовым в этом процессе приспособления нести известный убыток. Но этот убыток может ведь нести только тот, кому есть что терять. Здесь выражение «убыток», собственно говоря, вводит в заблуждение. На самом деле, здесь нет никакого убытка. Здесь есть только отказ от известной части настоящего барыша ради более крупной будущей прибыли. [...]

Перед такой ситуацией иногда стоит всякий деловой человек. Он может или добровольно занести в книги свои убытки и работать дальше, или прекратить все дела и нести убытки от бездеятельности. Но убыток от полной бездеятельности, по большей части, гораздо значительнее, чем фактическая потеря денег, ибо периоды застоя лишают его сверх того силы инициативы, и если застой длится долго, он уже не найдет в себе достаточной энергии, чтобы начать сызнова.

Совершенно бесцельно ждать, пока дела сами собой поправятся. Если производитель, действительно, хочет выполнить свою задачу, он должен понижать цены, пока публика не сможет и не захочет платить. Некоторую цену, хотя бы низкую, можно выручить всегда, ибо покупатели, как бы скверно ни было положение дел, всегда могут и желают платить за действительно нужные предметы; если есть желание, то можно поддержать эту цену на известном уровне. Но для этого нельзя ни ухудшать качества, ни прибегать к близорукой экономии – это возбуждает лишь недовольство рабочих. Даже усердие и хлопотливость не могут помочь делу. Единственно, что важно, – это повышение работоспособности, увеличение выработки. С этой точки зрения, можно смотреть на всякую так называемую деловую депрессию, как на прямой призыв, обращенный к уму и мозгу делового мира данного общества, приглашающий его лучше работать. Одностороннее ориентирование на цены вместо работы безошибочно определяет тот тип людей, которые не имеют никакого права вести дела, быть собственниками средств производства.

Неписанные правила менеджмента. Правило 8

Cколь бы ни были мелки и тривиальны ваши первые задания, приложите к ним всё свое умение и старание.

Важно сразу установить высокую планку качества в своей карьере и быть требовательным к себе в отношении безукоризненного исполнения поручений. Но вы тем скорее получите трудные, сложные поручения, чем лучше покажете свое старание при выполнении более простых задач. Вы будете удивлены, насколько ваша эффективность будет отмечена, если вы даже простейшие задачи будете делать быстро и в приподнятом настроении.

Наоборот, если вы сразу в начале своей карьеры будете демонстрировать, что простые поручения вам не интересны и не для вас, то руководитель может сложить неправильное мнение о вас. Так же и коллеги могут подумать, что вы не умееете работать в команде. А ведь создание крепких взаимоотношений, основанных на взаимовыручке и доверии, с вашим руководством и коллегами в начале вашей карьеры окажет вам неоценимую помощь в последующем её развитии.

Что бы вы ни делали, насколько бы проста или ничтожна не была бы задача, но её выполнение будет связываться с вашим именем. По одной этой причине, уже стоит любые задания делать на отлично.

Помните, что если ваш руководитель хорош, то он будет стараться развить талантливого сотрудника - вас. Когда вы станете менеджером, вы поступите так же.

Неписанные правила менеджмента. Правило 7

Постоянно проверяйте разработки и исследования на предмет наличия реальных ценностей. Избегайте закона Ньютона.

Последовательность также важна как и хорошие решения, сами по себе. Выбирая направление приложения усилий, ставьте измеримые цели и контролируйте их время от времени, чтобы убедиться, что решение приносит запланированную выгоду. Под "избегайте закона Ньютона", я имею в виду, "что для каждого действия имеется действие равное по силе и противоположное по направлению". Учитывайте это, поскольку любое ваше решение может порождать эффекты второго и третьего порядка. Контролируйте ход выполнения ваших планов, чтобы убедиться что эти эффекты не приводят к противодействию и не являются контрпродуктивными, и если это так, то принять соответствующие меры.

В Raytheon, менеджеры программ используют различные методы, которые позволяют им оценивать ход программ и вносить необходимые коррективы.

При правильном использовании подобные методы являются мощным средством управления и сохранения программ на правильном курсе. Тем не менее, жизненно важно, чтобы менеджер использовал такие методы для глубого анализа программы и хода её исполнения, а не просто для галочки.

ДВ. Очередное довольно сумбурно сформулированное правило, вроде начали хорошо, но про одно, а закончили совсем про другое. А пассаж про используемые методы контроля программ - просто банальность с бесполезной информацией.